Tareas en un aula virtual: ¿Cómo gestionar problemas de espacio?

En este artículo, hablaremos de la gestión de un LMS (o aula virtual) cuando todas las tareas de estudiantes a nivel institucional tienen que ser entregadas a través de la plataforma en cuestión, y lo que significa cuando tiene miles de estudiantes.

Este caso está basado en uno de nuestros clientes, quien provee cursos presenciales de Inglés a cerca de 55,000 alumnos, por ciclos mensuales.

La institución inicio su trabajo con nosotros (y con su plataforma e-learning) en el 2012, es decir que  van 5 años desde que hemos  iniciado desarrollos algo personalizados de Chamilo LMS para ellos. Gracias a un acuerdo entre la visión de la alta dirección y nuestros aportes en este contexto, hemos podido hacer una transición progresiva y ofrecer más valor a sus estudiantes. Donde antes, cada mes (fin de ciclo mensual), cada alumno entregaba una tarea de unas hojas de papel A4, ahora todos suben sus tareas via internet a la plataforma, ya sea desde aulas tecnológicas de la misma institución, o desde su casa. Como resultado: menos gasto de papel, mayor facilidad de gestión, mayor precisión en el registro de la entrega de tareas y mayor facilidad de acceso para los alumnos (el acceso a una impresora sigue siendo complicado para los que no tienen en casa).

Beneficios ambientales

Antes de analizar más a detalle los problemas técnicos generados, hagamos un breve análisis de las ventajas ambientales (para hablar solamente de estas) que el uso de un LMS puede proveer…

Con un promedio de 1.5 hojas de papel A4 por alumno mensualmente, la institución ahorra una increíble cantidad de 990,000 hojas de papel impreso cada año.

A4 paper CO2 emissions schema

Si usamos las cifras publicadas por Conservatree.org y ePayPlus (de los cuales reusamos la ilustración arriba), lo ahorros generados por esta decisión institucional son de:

  • 120,780 litros de agua
  • 6,732 kilos de CO2 (casi 7 toneladas)
  • 495 kilos de desechos

Esto no incluye la contaminación generada por el propio centro de datos, con *un solo servidor* gestionando el sistema completo (adicional a backups pasivos), pero es poco probable que sea superior a una tonelada de CO2 por año, lo cual significa que nos queda un ahorro de 5.732 toneladas de CO2 que *no* serán enviadas a nuestra atmósfera.

Introducción genérica

Chamilo es un sistema LMS ligero. Puede correr, para pequeñas implementaciones, en un Raspberry Pi B+ o una laptop XO (del proyecto One Laptop Per Child). Hemos podido hacerlo gestionar más de 800,000 estudiantes como si de nada, y tiene funcionalidades que lo hacen sencillo configurar en plataformas de hosting en la nube (con casos demostrados en Google Cloud Engine, AWS, Digital Ocean, OpenStack de Rackspace, y otros).

Ofrece numerosas herramientas para profesores y está ampliamente reconocida como una de las plataformas e-learning más sencillas (sino *la* más sencilla) de gestionar para los docentes, con tiempos de capacitación de 2 a 5 veces más cortos que para Moodle, por ejemplo. Esto puede significar ahorros masivos en recursos humanos, dependiendo de la cantidad de docentes. Imagínese ahorrando 3 días de formación para 1000 docentes. Son 3,000 días de capacitación menos. Con una cifra promedia de $50 por día por docente (incluyendo infraestructura, en el contexto de América Latina), ya estaríamos hablando de $150,000 de inversión ahorrados en comparación con otras plataformas.

Gestionar tareas mensuales de 50K+ estudiantes

Obviamente, estos ahorros de CO2 tienen un costo en términos de complejidad de gestión.

Actualmente, registramos más de 90GB de tareas nuevas subidas al servidor cada mes, y esto aumenta progresivamente con la cantidad creciente de alumnos y el tamaño creciente de los recursos de medios usados, en particular el tamaño de las imágenes/fotos y de la progresiva introducción de vídeos como parte de las tareas. Para el mes de mayo 2017, se proyecta recibir alrededor de 105GB de tareas.

monthly disk usage for assignments in Chamilo LMS from 2015 to 2017El gráfico arriba muestra la cantidad de GBs recibida cada mes. Puede ver como esta cantidad aumentó de cerca de 60GB al inicio de 2015 hacia más de 90GB a inicios del 2017. Eliminando un crecimiento total de alrededor de 12% en la cantidad de alumnos en este espacio de 2 años, todavía estamos frente a un crecimiento de 34% del tamaño mensual en 2 años, o 17% de crecimiento por año.

O, si lo representamos en un gráfico acumulativo, tenemos algo así (2TB después de 2 años).

Cumulative space usage for assignments in Chamilo LMS from 2015 to 2017

Obviamente, esto trae unas preguntas…

Si comparamos esto al inicio del 2016, ya estamos a más del doble del espacio usado. Obviamente, también estamos llegando al limite del espacio en disco. Las preguntas interesantes en este caso son:

  • Qué hacemos con todas estas tareas?
  • Hasta donde va a crecer esto y qué planes tenemos que tener a 5 años?
  • Servidores dedicados o virtualizados?
  • En la nube, o en mi centro de datos?

Todas son preguntas válidas. La respuesta, lamentablemente, depende del caso de uso.

Concentrémonos en lo que podemos hacer con la herramienta de tareas y, hasta cierto punto, como planificar su crecimiento. Si está interesado en las otras preguntas (y sus respuestas), nuestro equipo de expertos será encantada en revisar su caso. Déjenos un mensaje en el formulario de contacto (menú superior derecho de este sitio).

Caso 1: Tareas descartables

En algunos casos, como el anterior, las tareas no son importantes a largo plazo. Lo que es importante es la nota que los profesores han dado a esta tarea. Esto significa que, mientras las tareas son importantes para la evaluación del estudiante, no e el único recurso tomado en cuenta para su calificación. Y como el ciclo de estudio del estudiante es mensual, se tiene que entregar su nota de manera inmediata, y por lo tanto el proceso de queja sobre alguna nota tiene que ser tratado rápidamente. Algunos cursos (relativamente excepcionales) toman 2 meses, lo que significa en este caso (decisión informada de la institución) que la máxima vida útil de una tarea es de 2 meses *después* de la entrega de las tareas de un ciclo determinado. Digamos que a lo máximo las estaremos guardando durante 3 meses (el mes actual + 2 meses de margen para revisiones).

Esto nos genera un esquema totalmente distinto, como lo puede ver en el siguiente gráfico.

Cumulative disk usage for assignments on a Chamilo LMS portal from 2015 to 2017 considering bi-monthly pruning

Bien, esto reduce nuestro uso de disco de cerca de 80%, pero sigue creciendo, año tras año. Y esto que solo estamos mirando al almacenamiento de tareas… Un LMS almacena *muchos* más ítem (contribuciones de foros, subida de imágenes, wikis, vídeos de contenido de cursos, etc). Así que los problemas de tamaños no desaparecen, pero es una buena solución para reducir considerablemente el espacio en caso de emergencia.

Obviamente, esto solo es cierto si uno puede borrar las tareas luego de unos meses, pero al incrementar este ciclo de limpieza a 9 meses, regresaríamos a una situación compleja.

También es importante notar que con solo borrar los archivos en el disco, generaríamos una inconsistencia entre base de datos y sistema de archivos, y que borrar 55,000 tareas a mano desde la interfaz de Chamilo cada mes puede que no sea el uso más útil de su tiempo.

¿Cómo podemos ayudar? Nosotros desarrollamos scripts en Chamilo que pueden ayudarle a automatizar el borrado de estas tareas dentro de un ciclo determinado. ¿Interesado? Dele un vistazo a la carpeta tests/scripts/ en el repositorio de desarrollo de Chamilo, o contáctenos para servicios de soporte de 3ra línea.

Caso 2: Auto-comprimido

Una solución más compleja es comprimir todos los documentos enviados por los estudiantes. Si esta funcionalidad no existe de base en Chamilo, tenemos experiencia en el desarrollo de esta solución, en la cual los documentos son subidos y comprimidos al vuelo, y descomprimidos antes de entregarlos al usuario.

Esto asegura que todos los documentos permanecen en el disco, usando mucho menos espacio que su versión no comprimida. No obstante, debido a requerimientos más altos en poder de procesamiento y el peso muy ligero de Chamilo, no podemos añadir esta funcionalidad por defecto en Chamilo. En nuestra experiencia, esto provee una reducción de volumen de cerca de 20%, aunque en el caso de documentos mayormente de texto, podemos llegar a mucho más.

Esto no representa un beneficio muy grande por si mismo, pero puede ahorrarle meses en comprar un nuevo disco, o salvarle de una emergencia.

Esto requiere la configuración de un campo extra para documentos, y el desarrollo de una serie de cambios complejos para las herramientas de tareas o documentos.

Nuevamente, si piensa que esta es la solución para su organización, no dude en contactarnos.

Caso 3: Glacier y Compañía

Si está alojando su solución en la nube, entonces el servicio Glacier de Amazon (AWS), o alguna solución similar de almacenamiento a largo plazo, es la solución a contemplar.

Obviamente, si desea guardar una tarea de estudiante para el tiempo completo de sus estudios de 5 años (a más), será poco frecuente que necesite acceder a tareas de un año atrás. Solo si existe un error académico o administrativo, se necesitará recuperar el archivo, pero en estos casos sí será importante tenerlo disponible.

Es el tipo exacto de circunstancias en las cuales Glacier es útil: almacenar cosas que no serán usadas casi nunca, pero que necesitan ser almacenadas. Esto implica un poco de trabajo en Chamilo, ya que se tendrá que registrar una “fecha de expiración” por tipo de recurso y automatizar los procesos para mandar archivos a Glacier después de un cierto tiempo y cambiar el enlace al archivo dentro de la base de datos para hacer que esta nueva ubicación sea entendida por el LMS.

Pero a $0.004 por GB por mes (~$4/TB/mes), eso puede ser muy interesante. El caso analizado en este artículo costaría cerca de $150/año para fines del 2017, almacenando *todas* las tareas de 2015, 2016 y 2017, más el costo inicial de transferencia de estos archivos (que se cuenta adicional al costo de almacenamiento) y el costo de recuperación de ciertos archivos, ocasionalmente. Más o menos, estaríamos hablando de $500/año (porque enviar los 600,000 archivos de cada año costaría dinero en una primera instancia).

Servicios de BeezNest

A este punto, esperamos que haya entendido que BeezNest es una empresa que se especializa en este tipo de servicios complejos.

BeezNest es una de las empresas que se juntó al proyecto Chamilo antes de su lanzamiento oficial en enero del 2010. Hemos estado trabajando con Chamilo desde entonces y BeezNest ha sido nombrada editora responsable de Chamilo LMS por la Asociación Chamilo en el 2015, como reconocimiento de su contribución inigualada al software, contribuyendo más del 90% de la base de código total de Chamilo. Somos incomparables en la provisión de servicios de consultoría, desarrollo, capacitación, alojamiento y servicios de soporte del más alto nivel de calidad sobre Chamilo.

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Si tiene algún proyecto complejo con Chamilo y nadie más lo puede ayudar, llame al equipo de BeezNest! Contáctenos a través de nuestro formulario de contacto. Tenemos clientes en todo el mundo (Estados Unidos, Canadá, España, Francia, Bélgica, México, y muchos más) y equipos técnicos en Bélgica, Francia, Alemaña, España, Uruguay y Perú.

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