Travaux d’étudiants dans un LMS : comment faire face aux problèmes d’espace disque.

Dans cet article, nous parlerons de la gestion d’un LMS lorsque tous les travaux institutionnels déposés par les étudiants doivent être transmis par le biais du LMS, et ce que cela signifie si vous avez plusieurs milliers d’étudiants.

Cet article est basé sur le cas de l’un de nos clients qui gère des cours d’anglais présentiels pour environ 55 000 étudiants dans un cycle mensuel.

L’institution a commencé à travailler avec nous en 2012, il y a déjà 5 ans que nous avons commencé à développer la configuration personnalisée de leur portail Chamilo. Grâce à une vision commune de leur direction et de la nôtre, ils ont été en mesure d’offrir un meilleur service et donc une plus value importante à leurs étudiants. Là où les travaux mensuels (de fin de cycle) sur plusieurs feuilles de papier A4 étaient transmis par tous et à chaque étudiant, tous les étudiants maintenant (depuis le début de 2015) ont  l’obligation de télécharger leur travail en ligne, que ce soit à partir des installations de l’établissement, ou à domicile.

Avantages environnementaux

Avant de nous plonger dans les questions plus techniques, attardons-nous sur une brève analyse de l’un des bénéfices que l’utilisation d’un LMS peut offrir…

Avec une moyenne mensuelle de 1,5 feuille de papier par étudiant, l’institution économisera le chiffre impressionnant de 990 000 feuilles de papier qui auraient dû être imprimées dans le courant de l’année et détruitesun peu plus tard.

paper-waster

Pour reprendre l’estimation de Conservatree.org et ePayPlus (dont nous utilisons l’illustration ci-dessus), les économies générées par cette décision institutionnelle sont les suivantes :

  • 120 780 litres d’eau
  • 6,732 kilogrammes de CO2 (près de 7 tonnes de CO2)
  • 495 kilogrammes de déchets solides

Ceci ne tient pas compte des déchets et du CO2 générés par le centre de données, avec un seul serveur physique qui gère tout le système (plus les sauvegardes passives), mais il est très peu probable qu’il dépasse 1 tonne de CO2 par an, préservant l’atmosphère d’au moins 5 tonnes de CO2.

Alors que les résultats de cette mise en œuvre d’un portail Chamilo professionnel sont vraiment impressionnants, cet article parle des défis de la gestion d’un tel système.

Introduction générale

Chamilo est un LMS très léger. Il peut fonctionner sur un Raspberry Pi B + ou XO (du projet One Laptop Per Child). Il a été capable (jusqu’à présent) de gérer très facilement jusqu’à 800K étudiants inscrits et dispose de fonctionnalités pour être facilement configuré sur une plateforme d’hébergement Cloud évolutive (avec des cas démontrés sur Google Cloud Engine, AWS, Digital Ocean, OpenStack Rackspace et autres) .

Il offre de nombreux outils pour les enseignants et est largement reconnu comme l’un des plus faciles (sinon le plus simple) LMS à gérer pour les utilisateurs, avec des temps de formation 2 à 5 fois plus court que Moodle, par exemple (ce qui entraîne des économies massives lors de la mise à disposition de la plateforme au personnel d’une institution de 1000 enseignants – imaginez une économie de 3 * 1000 jours de coûts en formation…).

Gestion des travaux mensuels de + de 50K étudiants

Bien évidemment, ces économies de CO2 génèrent un coût en termes de complexité de la gestion. En bref nous enregistrons actuellement plus de 90 Go de travaux qui sont uploadés chaque mois sur le serveur, ce qui augmente lentement avec le nombre croissant d’étudiants et la taille croissante des ressources et des fichiers, en particulier l’augmentation des tailles d’images et l’introduction progressive de vidéos inclues dans les tâches.

monthly-disk-usage-assignments

 

Le tableau ci-dessus montre le nombre de GB reçu chaque mois. Vous pouvez constater comment la quantité de gigaoctets est passée d’environ 60 Go au début de 2015 à plus de 90 Go au début de 2017. Même sans prendre en considération une croissance de 12% du nombre d’étudiants, nous sommes encore confrontés à une augmentation de 34% en deux ans ou à 17 % d’augmentation par an pour la taille moyenne des travaux.

Ou, si représenté dans un graphique cumulatif, nous obtenons quelque chose comme ceci (2TB après 2 ans).

 cumulative-gb-usage

Evidemment, cela pose quelques questions. En comparant cela au début de 2016, nous sommes déjà à plus du double de l’espace utilisé, et nous atteignons également les limites de l’espace des disques standards. Donc les questions sont :

  • Que faire de toutes ces travaux ?
  • Dans quelle mesure cela augmentera-t-il et quelle capacité aurons-nous à planifier pour toujours être OK dans 5 ans ?
  • Des serveurs virtuels ou dédiés ?
  • Hébergé ou en local ?

Ce sont toutes de bonnes questions, mais malheureusement les réponses dépendront des cas d’utilisation.

Concentrons-nous sur ce qu’il faut faire avec les travaux et, dans une certaine mesure, comment les planifier le stockage de ces travaux à l’avance. Si vous êtes intéressé par les autres questions, notre équipe de consultants sera plus qu’heureuse d’examiner votre cas. Il suffit de nous envoyer votre demande via le formulaire de contact (menu principal).

Cas 1: Volatilité des travaux

Dans certains cas, comme celui ci-dessus, les travaux ne sont pas vraiment importants à long terme. Ce qui est important, ce sont les scores attribués par les enseignants. Cela signifie que, bien que les travaux soient importants pour l’évaluation de l’élève, ce ne sont pas les seules ressources prisent en compte pour son classement. Et comme le cycle d’un mois implique qu’un étudiant doit obtenir sa note immédiatement, le processus de plainte dans le cas où quelque chose a mal tourné est relativement rapide. Quelques-uns (très peu) des cycles de cours durent 2 mois, donc la plus longue période où nous devons conserver les travaux est au maximum de 2 mois après un cycle donné, donc, à tout moment, vous ne stockerez les tâches que pendant 3 mois (le mois courant + les 2 mois suivants).

Cela donne un schéma totalement différent de l’utilisation du disque, comme vous pouvez le voir dans le tableau ci-dessous.

cumulative-disk-usage-3months

C’est assez pour générer une diminution de l’utilisation de disque d’environ 80%, mais elle augmente encore d’année en année. Notez également que cela ne concerne que le stockage des travaux. Un LMS stockera plusieurs éléments supplémentaires (contributions de forums et téléchargements d’images, wikis, vidéos de contenu de cours, etc.). Ainsi, les problèmes de taille ne sont pas totalement réglés, mais c’est une bonne solution pour réduire considérablement l’urgence de ce problème. Évidemment, cela n’est vrai que si vous pouvez supprimer les travaux après quelques semaines / mois, mais augmentez ce “cycle de nettoyage” à 9 mois et vous serez  à nouveau dans une situation difficile. Il est également important de noter que la simple suppression des fichiers sur le disque générera des incohérences entre la base de données et le système de fichiers et que supprimer 55 000 tâches de l’interface pourrait maintenant utiliser la plus grande partie de votre temps !

Que pouvons-nous faire pour vous aider ?

Nous avons développé une série de scripts pour Chamilo qui peuvent vous aider à automatiser la suppression de ces tâches dans un cycle de nettoyage donné. Intéressé ? Jetez un oeil sur le répertoire tests/scrits sur le site de développement de Chamilo ou contactez-nous pour obtenir de l’aide !

Cas 2: compression automatique

Une solution plus complexe consiste à compresser tous les documents envoyés par les étudiants. Bien que cela n’existe pas dans Chamilo lui-même, nous avons de l’expérience dans le développement de solutions similaires, où les documents sont téléchargés et compressés à la volée et décompressés avant de les présenter à l’utilisateur. Cela garantit que tous les documents restants sur le disque utiliseront moins d’espace que leur version “normale”, non compressée. Cependant, en raison des exigences plus élevées en matière de puissance de traitement et de l’empreinte très légère de Chamilo, nous ne pouvons pas l’ajouter à Chamilo par défaut.

Par expérience, cela offre une réduction de volume de 20% (cela peut varier considérablement en fonction du type de documents). Ce n’est pas un avantage important, mais si vous êtes au-dessus de  2TB, cela vous permet d’économiser quelques mois pour de l’achat d’un nouveau disque (et de la longue procédure de transfert de toutes vos données d’un disque à l’autre). Malheureusement, cela augmente également la charge du CPU d’environ 10% (cela peut être beaucoup plus élevé si le upload /download de documents est l’une des principales activités de votre portail). Cela nécessite la mise en place d’un champ supplémentaire caché pour les documents de Chamilo, et une série de modifications complexes du système de traitement des documents ou des travaux. Si vous pensez qu’il s’agit d’une solution pour vous, mais ne savez pas comment faire, contactez-nous.

Case 3: Glacier et Co, vous hébergez votre solution sur le cloud, de Glacier sur AWS (ou des solutions similaires de stockage à long terme) est la voie à suivre.

De toute évidence, si vous souhaitez conserver une contribution pour l’ensemble de la période d’étude de 5 ans d’un élève, il est beaucoup moins probable que vous deviez récupérer ses travaux d’une année auparavant. Ce n’est que s’il y a une erreur dans le processus académique ou administratif que ces fichiers seront nécessaires. C’est exactement le type de circonstances où Glacier se rend utile: en stockant des éléments qui ne seront presque jamais utilisés, mais qui doivent être stockés. Cela implique un peu plus de manipulations dans Chamilo, car vous devrez enregistrer une “date d’expiration” par type de ressource et faire un processus automatisé pour envoyer les fichiers à Glacier et, finalement,modifier le lien vers le fichier dans la base de données pour rendre ce nouvel emplacement clair dans Chamilo. Mais à 0,004 $ par GB par mois (~ 4 $ / TB / mois), cela peut vraiment être intéressant. La situation du premier cas ci-dessus ne coûterait environ que 150 $ par an d’ici la fin de 2017, stockant tous les fichiers de 2015, 2016 et 2017, + le coût initial de l’envoi et les coûts possibles pour récupérer certaines de ces tâches. En gros, vous devriez probablement investir 500 $ par année (parce que l’envoi de plus de 600 000 fichiers aura un coût).

Les services de BeezNest

BeezNest est l’une des entreprises ayant rejoint le projet Chamilo avant son lancement officiel en 2010. Nous travaillons sur Chamilo depuis et BeezNest a été nommé comme éditeur responsable de Chamilo LMS par l’Association Chamilo en 2015, en reconnaissance de la contribution inégalée que nous avons apportée au logiciel, en contribuant à plus de 90% de la base totale du code de Chamilo. Nous fournissons des services de conseil, de développement, de formation, d’hébergement et de support pour Chamilo LMS d’un niveau de qualité très élevé.

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Si vous avez un problème avec Chamilo LMS, et si personne d’autre ne peut le résoudre, contactez l’équipe de BeezNest ! Contactez-nous via le formulaire dans l’onglet Contact. Nous avons des clients dans de nombreux pays (dont le Royaume-Uni, les États-Unis et le Canada) et des équipes techniques en Belgique, en France, en Allemagne, en Espagne, en Uruguay et au Pérou. Avant d’être un métier, le e-learning est une passion. Vous pouvez également nous soumettre votre demande via info@beeznest.com

 

 

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